Gestionar las expectativas de una amplia variedad interesados es uno de los mayores desafíos que cualquier persona puede enfrentar como gerente de proyectos. Si no me lo cree, consulte usted los índices de gestión de compañero presidente Gustavo Petro, presidente de la República de Colombia. No obstante, esta es una habilidad fundamental que hay que desarrollar: abordar directamente la desalineación de las expectativas puede tener beneficios tangibles, incluida la reducción de incidentes de seguridad y el aumento de la productividad. Al respecto y de mis días como gerente de producto, he aquí algunas tácticas que emplee para cerrar la brecha de expectativas. A saber:

Considere la raíz de las expectativas de todos— Para evitar conflictos y confusión, establezca metas colectivamente desde el principio y comprenda lo que se necesitará para cumplir con los indicadores clave de desempeño (KPI, de sus siglas en inglés). Así mismo, es importante reevaluar continuamente dichos objetivos a medida que avanza el proyecto.

No tome partido— Como director de proyecto, su trabajo es encontrar puntos en común entre todas las partes interesadas.

Fomentar las relaciones con su equipo— La gestión de proyectos requiere un nivel significativo de inteligencia emocional. Mientras más personas confíen en usted y se sientan psicológicamente seguras, más cómodas se sentirán para hablar cuando inevitablemente surjan los inconvenientes o problemas.

Construya una estructura de proyecto que sea resistente pero flexible— Incluso los proyectos mejor organizados pueden salir mal. La estructura de un proyecto debe ser lo suficientemente sólida para avanzar, pero lo suficientemente ágil para adaptarse cuando cambian los plazos y las expectativas. La forma más sencilla de hacerlo es dividir los proyectos en fases pequeñas y funcionales.

Mantener al equipo basado en una visión general— El propósito colectivo es uno de los motivadores humanos más fuertes. Establézcalo temprano y téngalo presente, especialmente si las partes interesadas en competencia pierden de vista esa misión general a medida que avanza el proyecto.