En el entorno del emprendimiento y las pequeñas empresas, el término ‘eficiencia’ se utiliza a menudo como el objetivo final: agilizar las operaciones, minimizar los costos y maximizar la producción. Sin embargo, un análisis más profundo del panorama más amplio de las operaciones comerciales revela que, al igual que en los sistemas gubernamentales, un énfasis excesivo en la eficiencia puede conducir a empresas más frágiles, vulnerables a desafíos y crisis imprevistos.

Un artículo reciente de Harvard Business Review titulado, Los gobiernos deben ser efectivos, no eficientes, llama la atención sobre esta paradoja, argumentando que centrarse únicamente en la eficiencia puede comprometer la estabilidad y la resiliencia a largo plazo de un sistema.

Si bien este artículo analiza las operaciones gubernamentales, los principios que describe se pueden aplicar directamente al entorno del emprendimiento, las pequeñas empresas y el comercio minorista.

Para los dueños de pequeñas empresas, lograr un equilibrio entre eficiencia y efectividad es esencial para construir una empresa que no solo pueda sobrevivir frente a obstáculos inesperados, sino que también prospere en un entorno de mercado dinámico.

Eficiencia: la atracción inmediata

La eficiencia, en esencia, consiste en hacer las cosas con la menor cantidad de desperdicio.

Para el dueño de una empresa, esto puede significar recortar los costos generales, reducir las horas del personal, automatizar procesos o consolidar tareas para maximizar los márgenes de ganancia.

A primera vista, la eficiencia parece un objetivo atractivo para una pequeña empresa, especialmente cuando los recursos son limitados.

Reducir los costos, eliminar las ineficiencias y mejorar el flujo de trabajo puede impulsar las ganancias a corto plazo, por lo que muchos empresarios y propietarios de pequeñas empresas buscan esto como un indicador clave de desempeño (KPI).

Pero esta obsesión por la reducción de costos y las operaciones eficientes puede tener un costo oculto: la vulnerabilidad. La eficiencia, en su forma más pura, prioriza las ganancias a corto plazo sobre la sostenibilidad a largo plazo.

El impulso para minimizar el desperdicio puede dar como resultado sistemas que carecen de flexibilidad.

Al respecto, diga usted, por ejemplo; si una empresa reduce su tamaño de manera demasiado agresiva para reducir los costos operativos, puede encontrarse mal preparada para manejar un aumento repentino en la demanda de los clientes, una interrupción en la cadena de suministro o una crisis como una caída del mercado o un aumento inesperado de la competencia.

Eficacia: un enfoque más resiliente

La eficacia, por otro lado, se centra en lograr los resultados deseados, incluso si eso requiere recursos, tiempo o esfuerzo adicionales.

En el contexto de las pequeñas empresas, la eficacia significa construir sistemas que puedan responder al cambio, adaptarse a los desafíos y recuperarse de los reveses.

En lugar de centrarse exclusivamente en la reducción de costes, las empresas eficaces apuntan a crear operaciones fiables que tengan la flexibilidad necesaria para capear las tormentas que seguramente se avecinan.

Tomemos, por ejemplo, el concepto de ‘redundancia’ en ingeniería, un principio utilizado en el diseño de sistemas críticos, como aviones o redes eléctricas, para garantizar que sigan funcionando si falla un componente.

Esta redundancia es una protección eficaz contra las fallas.

De manera similar, en los negocios, tener una ‘redundancia’ significa no recortar todos los costes al mínimo, sino invertir en sistemas de amortiguación, planes de respaldo y mantener un nivel de flexibilidad que pueda garantizar la continuidad del negocio en tiempos de crisis.

Cuando las pequeñas empresas se centran demasiado en la eficiencia, pueden escatimar en redundancias necesarias. Es posible que eliminen a los empleados suplentes, dependan de un único proveedor para sus materias primas o consoliden sus líneas de productos para ahorrar espacio y dinero.

Si bien esto puede funcionar durante las operaciones normales, cualquier interrupción (ya sea una recesión económica, un problema en la cadena de suministro o un aumento inesperado de la demanda) podría crear una situación en la que la empresa no pueda adaptarse con la suficiente rapidez, lo que pondría en riesgo su supervivencia.

La importancia de la solidez

La historia ofrece múltiples ejemplos en los que un énfasis excesivo en la eficiencia condujo a fracasos devastadores.

Para el efecto, pensemos en el colapso de ciertas instituciones financieras durante la crisis financiera mundial de 2008, muchas de las cuales habían racionalizado sus operaciones para reducir costos, pero no habían planificado la eventualidad de una recesión.

Estas empresas, obsesionadas con la eficiencia, recortaron gastos en gestión de riesgos, despidos y resiliencia a largo plazo. Como resultado, cuando llegó la crisis, no pudieron manejar las tensiones a las que se vieron sometidos sus sistemas y sufrieron pérdidas catastróficas.

Este principio también se aplica al emprendimiento.

Pensemos en las fases iniciales de puesta en marcha de muchas empresas exitosas: Uber, Airbnb o incluso pequeños cafés locales.

En sus primeras etapas, estos negocios se centraron en generar lealtad del cliente, adaptabilidad y crear operaciones flexibles que pudieran evolucionar con las condiciones del mercado. La eficiencia llegó más tarde, una vez que la empresa tuvo la resiliencia necesaria para absorber los impactos y adaptarse a las condiciones cambiantes.

La importancia de la flexibilidad en las pequeñas empresas

Para los universitarios en proceso de emprendimiento, emprendedores consumados o propietarios de pequeñas empresas, la moraleja de esta controversia es sencilla: la eficiencia sin eficacia es como construir una casa sobre cimientos de arena.

Sí, ser eficiente le ayudará a ahorrar dinero a corto plazo, pero es la eficacia de su modelo de negocio (su capacidad de adaptarse al cambio, gestionar las crisis y construir una organización resiliente) lo que le permitirá prosperar a largo plazo.

Esto es especialmente crucial para las pequeñas empresas que operan en entornos impredecibles.

Considere las pequeñas tiendas minoristas o las empresas de comercio electrónico. Es posible que pueda reducir los costes de su estrategia de marketing o eliminar las redundancias haciendo todo el trabajo usted mismo. Pero si un nuevo competidor entra en el mercado, o un algoritmo de las redes sociales cambia, o hay un acontecimiento mundial inesperado como una pandemia, las empresas que han construido sistemas robustos y adaptables son las que seguirán prosperando.

Encontrar el equilibrio adecuado

En conclusión, los universitarios en proceso de emprendimiento, emprendedores consumados o propietarios de pequeñas empresas deberían tomar nota de los principios descritos en este ensayo.

Si bien la eficiencia es importante, no se la debe buscar a costa de la adaptabilidad, la flexibilidad o la resiliencia a largo plazo.

En el entorno acelerado e impredecible de hoy, las pequeñas empresas deben priorizar la eficacia (crear sistemas que puedan resistir tormentas y adaptarse a los cambios) sin perder de vista la rentabilidad.

Al centrarse en la solidez y la resiliencia, los emprendedores pueden crear empresas que no solo sean eficientes en sus operaciones, sino que también estén preparadas para los desafíos imprevistos que inevitablemente surgen.

Este enfoque equilibrado permitirá a los propietarios de pequeñas empresas no solo sobrevivir, sino prosperar en un mercado competitivo y en constante evolución.