¿Cómo hacer usted sus propias inspecciones?

Los controles son procesos sensatos, procedimientos y salvaguardas que protegen su negocio tal cual el beneficio personal, de aquellas decisiones o acciones desinformadas o inapropiadas de cualquiera de los miembros del equipo.

Cuando se desarrolla un negocio en contraposición a un cargo de asalariado, se espera de los miembros del equipo que dispongan de la autoridad para ejecutar las labores sin tener que consultarlo todo con usted. Se requiere de ellos, que ejerzan y utilicen a discreción su buen juicio.

No obstante, también es esencial, empoderarles a través de la realimentación, las normas de base y los chequeo cruzados que éstos requieren para realizar su labor. Y aquí es donde los controles del negocio entran en juego.

Desarrollar sólidos controles internos para su negocio, nada tiene que ver con que usted, el dueño del negocio, esté al mando, pero sí en cambio, refieren la forma en que usted profundiza y delega el control de su negocio. Los mejores controles hacen del comportamiento estándar la conducta ideal, y por lo demás, apoderan al equipo como para que obtengan mejores resultados con menor esfuerzo, al realimentar su desempeño inmediatamente en un entorno de juego bien definido.

Se me da, puede usted tener presente estas recomendaciones:

• Establezca algunos criterios específicos en cuanto a la calidad, tales como dimensiones, aspectos y demás. Sirve de ayuda tener a la vista muestras de artículos aceptables y no aceptables.
• Exprese las especificaciones por escrito y entregue una copia a los interesados para que les sirva de guía.
• Dedique algún tiempo a la inspección. La cantidad total importa menos que efectuar alguna inspección cotidiana.
• Fíjese en los puntos donde la calidad puede ser mejor o puede echarse a perder. Es aceptable dedicar algo de tiempo a comprobar operaciones donde no es posible que vaya nada mal (pero nunca se sabe cuándo pueda ocurrir).
• Haga visitas de inspección de vez en cuando. Cambie regularmente el orden de sus recorridos.
• Escoja al azar 5 ó 10 por ciento de las piezas producidas en un puesto de trabajo determinado. Inspeccione cada una de ellas cuidadosamente.
• Corrija inmediatamente las condiciones operativas allí donde su inspección manifiesta que el material es defectuoso.
• Consulte con las personas interesadas para determinar la razón por la cual el material no cumple las especificaciones. Busque su cooperación para corregir las condiciones de funcionamiento y mejorar la calidad.
• Compruebe la primera pieza de un nuevo lote en fabricación. No permita empezar su producción sino le satisface la calidad.
• Exponga en el tablero de anuncios datos sobre la calidad, porcentajes de piezas desechadas y demás, para mantener informados a los interesados de cómo funciona el departamento en cuanto a la calidad.

Podrá usted creer que, las inspecciones de control conllevan a la formalización de los sistemas del negocio (o de la personalidad) y, tiene usted toda la razón. Cada procedimiento de control clave, es en realidad, por definición, un sistema formalizado del negocio o de la personalidad, como para que los “chequeos y balances” no queden al albedrío del azar y, por el contrario, entren a engrosar la estructura del negocio (o de la personalidad, sugiero yo).